Zásady zpracování osobních údajů
Účinné od 18. 9. 2026.
Tady najdete, jaké údaje mojefaktura.eu zpracovává, proč, jak dlouho a komu je předává.
Kdo údaje zpracovává
Správcem je [doplnit obchodní firmu nebo jméno provozovatele], [doplnit sídlo], [doplnit IČO, případně DIČ a zápis v rejstříku], e-mail [doplnit kontaktní e-mail]. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme, protože nám to zákon neukládá.
U vlastního účtu jsme správce: rozhodujeme, co je k provozu potřeba. U údajů vašich odběratelů, které do služby vložíte, jsme zpracovatel a řídíme se vašimi pokyny; podmínky jsou na konci téhle stránky.
Údaje uživatele služby
| Co zpracováváme | Proč | Právní základ |
|---|---|---|
| E-mail, jméno a otisk hesla | Účet, přihlášení, obnova hesla, potvrzení adresy | Plnění smlouvy |
| Čas registrace a verze přijatých podmínek | Doklad o tom, které znění podmínek a zpracovatelské smlouvy jste přijali | Oprávněný zájem na doložení smluvního vztahu |
| Údaje vaší firmy: název, adresa, IČO, DIČ, kontakt, bankovní spojení, logo a podpis | Vystavení dokladu a jeho náležitosti | Plnění smlouvy |
| Záznamy o přihlášení: adresa IP, popis prohlížeče, čas, otisk tokenu známého prohlížeče | Bezpečnost účtu, rozpoznání známého prohlížeče, obrana proti hádání hesel | Oprávněný zájem na zabezpečení služby |
| Záznam o odeslání dokladu: adresa příjemce, předmět, text | Doklad o tom, kam a kdy doklad odešel | Oprávněný zájem na doložení odeslání |
| Provozní záznamy serveru: adresa IP, čas a cesta požadavku, při chybě odeslání i adresa příjemce | Provoz, hledání chyb a obrana proti zneužití | Oprávněný zájem na provozu služby |
Proti zpracování z oprávněného zájmu můžete podat námitku; posoudíme ji a buď zpracování ukončíme, nebo vám vysvětlíme, proč převažuje.
E-mail a heslo jsou nutné k uzavření a plnění smlouvy; bez nich účet nevznikne. Údaje firmy potřebujete pro náležitosti dokladu, ostatní vyplňujete dobrovolně. Jako adresa pro odpověď odchází odběrateli e-mail firmy, a když ho nevyplníte, e-mail vašeho účtu.
Jak dlouho údaje držíme
- Účet a jeho obsah po dobu, kdy službu používáte. Po zrušení účtu data smažeme bez zbytečného odkladu.
- Účet, jehož adresu nikdo nepotvrdil, mažeme po 96 hodinách od registrace, obvykle během dalších šesti hodin; když si mezitím necháte poslat nový potvrzovací odkaz, až po jeho vypršení. Registrace cizí adresy tak nezanechá trvalý záznam.
- Relace přihlášení nejvýš 30 dní, po 7 dnech nečinnosti dřív; známé prohlížeče nejvýš rok. Maže se to automaticky, obvykle do 6 hodin.
- Odkaz na obnovu hesla platí 2 hodiny, odkaz na potvrzení adresy 48 hodin. Záznam o použitém nebo prošlém odkazu mažeme automaticky, obvykle do šesti hodin.
- Provozní záznamy serveru se přepisují, jakmile dosáhnou 30 MB, a zanikají s každým nasazením nové verze služby. Tokeny z adres sdílených dokladů a odkazů v nich neukládáme.
- Zálohujeme denně a zálohy šifrujeme. Na serveru držíme posledních sedm, kopie uložené mimo server nejvýš dvanáct měsíců. Data smazaná z aplikace tak ze záloh zmizí nejpozději do dvanácti měsíců; ze zálohy je obnovujeme jen po havárii služby.
Doklady musí plátce daně podle zákona o dani z přidané hodnoty uchovávat deset let; neplátce se řídí zákonem o účetnictví nebo pravidly daňové evidence. Povinnost má vystavitel, ne služba, proto si doklady před zrušením účtu stáhněte.
Komu údaje předáváme
| Komu | Co a proč |
|---|---|
| netcup GmbH (server v Evropské unii) | Provoz serveru, na kterém aplikace a databáze běží. Server je v Evropské unii. |
| ARES, Ministerstvo financí | Při vyhledání firmy podle IČO se dotazujeme veřejného rejstříku. Odchází jen zadané IČO, žádný údaj o vás. |
| Česká národní banka | Denní kurz pro doklady v cizí měně. Odchází jen datum, žádné osobní údaje. |
Odesílání e-mailů zatím není zapnuté, takže žádné zprávy neodcházejí ani poskytovateli pošty. Až se zapne, doplníme ho do tabulky výše.
Mimo Evropskou unii údaje nepředáváme. Službu nepoužíváme k profilování ani k automatizovanému rozhodování a nepoužíváme v ní umělou inteligenci, analytiku ani reklamní nástroje.
Jak údaje chráníme
Spojení je šifrované, hesla ukládáme jen jako otisk algoritmem Argon2 a přístup k serveru mají jen oprávněné osoby provozovatele, poskytovatel hostingu pouze v rozsahu své smlouvy. Doklad sdílený odkazem otevře každý, kdo odkaz zná, a odkaz platí, dokud ho nezrušíte; posílejte ho proto jen tomu, komu má patřit.
Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, na opravu, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost a na námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Napište nám na [doplnit kontaktní e-mail]; vyřídíme to do měsíce. Když vám naše odpověď nebude stačit, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7.
Většinu údajů si opravíte sami v nastavení firmy a u odběratelů. Účet i data smažeme na vaši žádost bez zbytečného odkladu; tlačítko v aplikaci zatím není, žádost vyřizujeme ručně a potvrdíme si ji zprávou na registrovanou adresu.
Zpracování údajů vašich odběratelů
Když do služby vložíte údaje odběratelů, jste jejich správce vy a my jsme zpracovatel. Tahle část je zpracovatelská smlouva podle článku 28 nařízení GDPR a uzavíráte ji spolu s obchodními podmínkami.
- Předmět a doba: zpracováváme údaje odběratelů po dobu, kdy službu používáte, a jen kvůli ní.
- Rozsah a subjekty: jde o vaše odběratele a jejich kontaktní osoby. Zpracováváme jejich název, adresu, IČO, DIČ, e-mail, telefon, poznámku u odběratele, údaje na dokladech a záznam o tom, kam a kdy doklad odešel.
- Povaha a účel: údaje ukládáme, zobrazujeme, sázíme do PDF, odesíláme e-mailem a zpřístupňujeme odkazem, který vytvoříte. Děláme to podle vašich pokynů daných používáním služby a podle těchto podmínek, a to i pokud jde o předání do třetí země; takové předání bez vašeho pokynu neděláme. Pokud by pokyn odporoval právním předpisům, upozorníme vás. Kdyby nám zpracování uložil právní předpis, oznámíme vám to předem, pokud to ten předpis nezakazuje.
- Mlčenlivost a zabezpečení: přístup k údajům mají jen osoby vázané mlčenlivostí a přijímáme opatření popsaná výše.
- Další zpracovatelé: zapojujeme ty uvedené v tabulce výše a ukládáme jim stejné povinnosti, jaké máme my; za jejich plnění vám odpovídáme. Změnu vám oznámíme předem a můžete proti ní podat námitku; pokud na ní budete trvat, můžete službu přestat používat.
- Pomoc vám: pomůžeme vám vyřídit žádosti odběratelů o přístup, opravu nebo výmaz a splnit povinnosti při zabezpečení a při porušení ochrany údajů. Porušení vám oznámíme bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvíme. Poskytneme vám také informace potřebné pro posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a pro případnou předchozí konzultaci s dozorovým úřadem.
- Konec: po zrušení účtu údaje smažeme, nebo je na vaši volbu nejdřív předáme vám; ze šifrovaných záloh zmizí nejpozději do dvanácti měsíců. Uchováme jen to, co nám ukládá právní předpis. Doklady si proto předem stáhněte.
- Doložení: na vyžádání vám doložíme, jak povinnosti plníme, a umožníme audit nebo kontrolu provedenou vámi nebo auditorem, kterého pověříte. Termín a rozsah dohodneme tak, aby audit nenarušil provoz a bezpečnost údajů ostatních uživatelů.
Změny
Když se zpracování změní, upravíme tuhle stránku a podstatnou změnu oznámíme nejméně 30 dní předem e-mailem nebo v aplikaci.